Pemusnahan arsip merupakan salah satu tindakan untuk menghancurkan arsip/dokumen yang telah tidak memiliki nilai guna. Hal ini bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam kearsipan. Selain itu, pemusnahan arsip juga untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung pada sebuah arsip sehingga tidak terjadi penyalahgunaan.
Tata cara pemusnahan arsip telah tertera pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. Adapun tata cara pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :
Prosedur pemusnahan arsip di Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, BUMN/BUMD, Perusahaan Swasta, serta Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta melalui tahapan sebagai berikut:
1. Pembentukan panitia penilai
Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota;
c. Arsiparis sebagai anggota. (bagi lembaga yang belum mempunyai arsiparis, anggota dapat dilibatkan dari pengelola arsip). Panitia penilai arsip mempunyai tugas melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
2. Penyeleksian arsip
Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai berdasarkan JRA terhadap pencipta arsip yang sudah memiliki JRA, dengan tahapan:
b. Memverifikasi daftar arsip usul musnah dengan JRA yang telah dimilikinya, khususnya pada kolom retensi inaktif dan berketerangan musnah.
Bagi pencipta arsip yang belum memiliki JRA sampai dengan peraturan pemerintah Nomor 28 tahun 2012 diundangkan, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti prosedur pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 66 dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI, dengan tahapan:
2. Menata arsip sesuai dengan sistem yang digunakan atau berdasarkan fungsi organisasinya
3. Mendaftar arsip/berkas dan mengelompokan sesuai dengan unit informasinya.
4. Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder.
5. Mengelompokan arsip ke dalam 3 kategori, yaitu: arsip yang akan disimpan, arsip yang dimusnahkan, dan arsip yang diserahkan ke dalam daftar arsip.
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.
4. Penilaian oleh panitia penilai
Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip
Persetujuan pemusnahan arsip dapat dibedakan dalam 2 cara:
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
Pimpinan pencipta arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau Kepala ANRI.
7. Pelaksanaan pemusnahan arsip
b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
2) Pencacahan
3) Penggunaan bahan kimia
4) Pulping
5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.
d. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi:
2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip;
5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun;
6) Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip.
7) Berita acara pemusnahan arsip
8) Daftar arsip yang dimusnahkan.
Sedangkan cara pemusnahan Arsip Elektronik / Arsip Digital yaitu arsip elektronik setelah dinilai ditentukan harus dimusnahkan maka pemusnahan arsip elektronik tidak bisa hanya dilakukan proses delete, pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, degausing, partisi, atau menata ulang susunan magnet pada harddisk, dan terakhir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpanannya.
Di jaman sekarang ini, telah muncul arsip yang berupa elektronik, nah bagaimana kalau pemusnahan arsip elektronik? Untuk pemusnahannya sendiri arsip elektronik setelah dinilai ditentukan harus dimusnahkan maka pemusnahan arsip elektronik tidak bisa hanya dilakukan proses delete, pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, degausing, partisi, atau menata ulang susunan magnet pada harddisk, dan terakhir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpanannya.
Jangan lupa kunjungi social media kami yang lain ya 🙂
Facebook : https://www.facebook.com/demanganesia
Instagram : https://www.instagram.com/demanganesia
Twitter : https://twitter.com/demanganesia
